Aspecte legale si financiare ale contractelor FP 6

NCP Legal and Financial Training

14 Aprilie 2005
Brussels

Megan RICHARDS

Traducere si completare – Mihaela Maria PETRE

Introducere

• Dl. Graham Stroud (Seful Unitatii RTD 2, Directoratul General pt. Cercetare, CE) a rostit un mesaj de intampinare a noilor NCP-uri, precizand ca suportul oferit acestora nu se limiteaza la intalnirea din 14 Aprilie, ci este unul dinamic si continuu.

• De asemenea, a prezentat si perspectiva oferita de FP 7 dpdv financiar si legal, precizand ca intentia Comisiei este de a simplifica procedurile contractuale, de a imbunatati schema financiara si modalitatile de finantare, cu un sistem simplificat pentru calculul contributiei financiare, controlul utilizarii banilor si raportarea rezultatelor.

Agenda

• Aspecte financiare

  • Certificate de audit

  • Contributia celei de-a III- a parti

  • Costurile subcontractarii

  • Raportarea financiara

  • TVA

• Aspecte legale

  • Responsabilitatea colectiva

  • Acordul de consortiu

  • Drepturi de proprietate intelectuala (DPI)

Certificate de audit

Certificate de audit emise de catre un auditor extern pentru fiecare partener

• Pentru organizatii publice/autoritati nationale – au capacitatea de a emite un certificat de audit intern. Este un avantaj ca acestea sa emita o lista a institutiilor aflate in coordonare, care aplica pt FP6 si care au capacitatea de a emite un certificat de audit intern.

• Pentru organizatii publice care folosesc modelul AC – costurile auditorilor oficiali permanenti care intocmesc un certificat de audit pot fi incadrate ca si cheltuieli.

• Costurile sunt solicitate cand sunt produse (de obicei, in urmatoarea perioada de raportare), dar e posibil ca un certificat sa acopere mai multe perioade de raportare, daca nu era justificata emiterea unui certificat pe fiecare perioada (de ex: o finantare mica in acea perioada).

• Costurile sunt solicitate sub categoria “Managementul activitatilor”. Pentru alegerea unui auditor extern se face selectie publica conform legii si se incheie un subcontract.

Certificate de audit

• Trebuie sa fie trimise in conformitate cu cerintele contractului.

• In cazul IP/NoE trebuie sa fie trimise in fiecare an.

• Clauza speciala 32 permite trimiterea certificatelor de audit pe alte baze decat cele anuale – IP/NoE.

• NOU – Clauza speciala 39 (care este deocamdata sub forma de propunere) stipuleaza ca numai contractorii care beneficiaza de o contributie CE mai mare de 150.000 EURO trebuie sa emita certificat de audit inainte de sfarsitul proiectului – valabil pentru orice tip de proiect.

!!! Daca certificatul este trimis la sfarsitul proiectului, fiecare transa este considerata pre-finantare, deci nu si aprobata. Este bine sa fie trimis la sfarsitul fiecarei perioade de raportare.

A III –a parte

Contractorii au capacitatea de a derula proiectul. Exceptii:

SUBCONTRACTELE

• Daca sarcinile ce urmeaza sa fie subcontractate sunt identificate in Anexa I, ele sunt aprobate.

• Selectia subcontractorului/ilor este bazata pe cel mai bun raport pret/calitate, in conditii de transparenta si tratament egal.

• Costul contractorului este bazat pe pretul pietei (subcontractorul nu foloseste nici un model de cost).

• In Anexa I pot fi identificate numai servicii minore (organizarea unei conferinte – de ex), si NU elemente esentiale si necesare (de ex – managementul proiectului).

CONTRIBUTIA CELEI DE A III-A PARTI

• Este cost eligibil daca:

  • Exista un acord anterior proiectului intre contractor si a III-a parte = RESURSE ale proiectului;

  • Este prevazut in Anexa I.

• Daca nu este rambursata de catre contractor si este constituita special pentru proiect = INCASARI ale proiectului.

• Costurile contractorului sunt bazate pe principiile eligibilitatii costurilor.

• A III-a parte trebuie sa foloseasca acelasi model de cost ca si contractorul, cu exceptia oferita de clauza speciala 23. Contractorul trebuie sa identifice membrii consortiului care reprezinta a III-a parte; costurile lor nu sunt considerate incasari ale proiectului.

Clauza speciala 23 - participarea membrilor unor entitati ca EEIG, SMEs, JRC:

• Entitatea legala (EEIG/SMEs sau un membru JRC) este contractor;

• Membrii lor pot realiza o parte de activitati din proiect – sunt a III-a parte;

• A III-a parte, acordul si sarcinile trebuie identificate in Anexa I;

• FIECARE MEMBRU COMPLETEAZA UN FORMULAR C, TRIMITE UN CERTIFICAT DE AUDIT SI FOLOSESTE PROPRIUL MODEL DE COST!

• Nici un drept si nici o obligatie fata de CE sau alti contractori.

• Contractorul este responsabil :

  • Sa se asigure ca intregul proiect este derulat;

  • Orice DPI generat este protejat si folosit, si disponibil pentru orice drepturi de acces necesare (in relatie cu subcontractorul sau cu acordul cu a III- a parte);

  • Sa se asigure ca a III-a parte intruneste cerintele necesare (auditare, etc).

Raportarea financiara

Raportul de activitate periodic (inclusiv modificarile planului de diseminare si utilizare)

• Raportul (financiar) de management periodic include:

  • Justificarea resurselor

  • Formularul C

  • Raportul financiar consolidat al tuturor costurilor (coordonator)

• Raportul distribuirii contributiei financiare a CE (coordonator)

• Rapoarte suplimentare – daca sunt prevazute in Anexa I sau III.

• Rapoarte finale – 45 zile dupa proiect si Raportul distribuirii – 60 zile dupa primirea contributiei finale a CE.

Costuri si plati - NoEs

• Grantul pentru integrare este bazat pe numarul cercetatorilor.

• Suma anuala a grantului este identificata in Anexa I. Plata grantului este legata de costurile eligibile ale grantului anual.
  
  Ex: NoE – 1.000.000 Euro (50 cercetatori)
        sunt cheltuiti 800.000 Euro
        => ajustarea contractului
  Fiecarui an ii revine aceeasi suma – grant anual CE.

DISTRIBUIRE
!Acordul de consortiu este esential!

Costuri eligibile bazate pe modele de cost folosite pentru toate celelalte instrumente.

Incasari

• Participantii care folosesc modelul AC (persoane fizice, in principal):

  • Nu declara incasari!

  • Pot incadra ca si cheltuieli numai costurile eligibile directe aditionale care nu sunt acoperite prin alta contributie.

  • Trebuie sa declare incasari care reprezinta profit generat de proiect!

UN PROIECT FINANTAT DE C.E. NU TREBUIE SA PRODUCA PROFIT!

• Participantii care folosesc modelele AC si FCF trebuie sa declare toate tipurile de incasari.

• Doua feluri de incasari trebuie sa fie luate in considerare pentru a evita orice posibilitate de profit:

  • Transferurile de la a III-a parte catre contractor

    • Transferuri financiare

    • Contributii in natura

  • Profit generat de proiect

• Transferuri financiare sau contributii in natura de la a III-a parte

  • Nu sunt considerate incasari daca costul este rambursat celei de a III-a parti;

  • Nu sunt considerate incasari daca utilizarea lor este la discretia contractorului;

  • Sunt considerate incasari ale proiectului daca a III-a parte le-a furnizat special pentru a fi utilizate in proiect;

  • Cand sunt folosite pentru proiect, contractorului i se cere sa informeze a III-a parte asupra utilizarii, in concordanta cu legislatia nationala sau practica in vigoare.

• Profit generat de proiect

  • Regula generala: orice venit generat de proiectul insusi, inclusiv vanzarea bunurilor cumparate pentru proiect.

  • Exceptie de la regula: venitul generat de utilizarea cunostintelor rezultate din proiect nu este considerat incasare.

Contributia financiara a CE

• Nu poate genera nici un profit!

• Suma finala a contributiei financiare a CE va tine seama de eventuale incasari ale proiectului. Pentru fiecare contractor:

CONTRIB. FIN. CE </= COSTURI ELIGIBILE – INCASARI PROIECT

TVA si costuri non-eligibile

Urmatoarele costuri nu pot fi incadrate in proiect ca si cheltuieli:

• Taxe indirecte, inclusiv TVA sau taxe vamale. Granturile FP6 nu sunt considerate servicii de catre CE, deci nu pot contine TVA. Cand se trimit raportarile la CE, trebuie sa fie trimise fara TVA!!!

• Dobanda datorata;

• Provizioane pentru posibile viitoare pierderi;

• Pierderi generate de cursul valutar;

• Costuri declarate, produse sau rambursate prin alt proiect comunitar;

• Beneficii din capital;

• Datorii;

• Cheltuieli excesive sau nechibzuite;

• Orice cost care nu intruneste conditiile unui cost eligibil.

Totusi:
Taxe care nu sunt indirecte si care nu sunt identificabile pot fi incluse in costurile eligibile, de exemplu:

• Unele taxe de aeroport sunt considerate mai degraba directe pentru utilizarea serviciului, decat taxe indirecte (suprataxe pt combustibil, taxe de trafic);

• Unele taxe directe (altele decat impozitul pe venit) pot fi considerate, de asemenea, costuri directe si eligibile.

Amendamente

Silicitate in scris

• NOI la cererea coordonatorului, caruia i se cere sa actioneze in numele consortiului.

• NOI amendamente tacite cu acordul implicit al Comisiei in 6 saptamani, numai pentru modificarea si largirea consortiului.

• NOI in IP/NoE, largirea consortiului cu noi contractori si noi activitati. Aceasta largire urmeaza unei competitii lansate de consortiu, cu evaluarea propunerilor de catre experti.
  
  Flexibilitate:

  • activitati

  • pachete de lucru

  • buget

NUMAI DACA ACESTE SCHIMBARI SUNT MAJORE ESTE NECESAR UN AMENDAMENT SCRIS!

Schimbari in consortiu / Amendamente / Transferul bugetului

• Cand contributia financiara a CE este statica:

  • Apelurile consortiului pentru propuneri pentru noi contractori - daca sunt identificate in JPA (NoEs) sau IP (IP);

  • Consortiul evalueaza propunerile cu experti independenti;

  • Comisia poate obiecta fata de extinderea parteneriatului.

• Cand contributia financiara a CE este marita:

  • Apelul Comisiei pentru propuneri pentru noi contractori.

Responsabilitatea colectiva a contractorilor

• Responsabilitate tehnica (aplicabila tuturor instrumentelor)

• Responsabilitate financiara – NOU

  • Folosita in ultima instanta

  • Limitata proportional la participarea la proiect, pana la suma totala pe care ei sunt indreptatiti sa o primeasca
    
    Exceptii:

  • Organizatii internationale, organizatii publice/autoritati nationale, sau entitati garantate de catre MS/AS: sunt responsabile ele insele pentru datoriile pe care le au;

  • Actiuni specifice pentru SMEs si burse, si cand sunt justificate in mod corespunzator, actiuni suport specifice.

Acordul de consortiu

• Stipuleaza organizarea interna si managementul consortiului (Comisia nu este o parte).

• NOU – Obligatoriu, daca nu este exclus prin apelul pentru propuneri.

• Nu exista modele obligatorii trasate de catre Comisie.

• Dupa sau (preferabil) inaintea semnarii contractului – participantii trebuie sa ia unele decizii (de ex: excluderea know-how-ului pre-existent).

Reguli pentru diseminare si utilizare

PROPRIETATE

• Cunostintele obtinute apartin contractorului care le-a generat.

• Proprietatea este comuna acolo unde cunostintele au fost generate in comun.

• Orice transfer de proprietate trebuie sa se supuna obligatiilor contractuale (drepturi de acces).

PROTECTIE

• Cunostintele pentru aplicatii industriale si comerciale trebuie sa fie protejate.

• Comisia poate oferi protectie (cand aceasta nu este oferita de catre contractori).

• Proprietarul cunostintelor le poate publica atata timp cat nu exista un impact asupra protectiei.

• Este necesara o instiintare inainte de publicare catre Comisie si alti contractori.

UTILIZARE SI DISEMINARE

• Contractorii vor utiliza cunostintele LOR.

  • NOU – nu toate cunostintele rezultate din proiect!

• Este ceruta diseminarea daca nu afecteaza in mod contrar protectia sau utilizarea. Comisia poate disemina daca contractorii nu fac acest lucru.

DREPTURI DE ACCES

Principii de baza:

• Acordate la cerere si pot fi conditionate prin acorduri specifice privind confidentialitatea si scopul.

• Comisia poate obiecta fata de acordarea accesului celei de a III-a parti, in mod special daca nu este stabilita in MS sau AS.

• NOU – Know-how-ul pre-existent specific poate fi exclus.

Accesul pentru executia actiunii

• Acces acordat pentru cunostinte (liber de roialitate) si pentru know-how-ul pre-existent (liber de roialitate numai daca nu exista alti termeni conveniti inaintea semnarii contractului) cand este necesar pentru derularea propriei lor activitati din proiect.

Accesul pentru utilizare

• Accesul acordat pentru cunostinte (liber de roialitate numai daca nu exista alti termeni conveniti inaintea semnarii contractului) si pentru know-how-ul pre-existent (trebuie sa fie convenite conditii corecte si nediscriminatorii) cand contractorii sunt nevoiti sa foloseaca propriile lor cunostinte.

• Accesul poate fi solicitat pentru 2 ani dupa sfarsitul proiectului sau dupa terminarea participarii contractorului la proiect.

Site-uri utile

• http://europa.eu.int/comm/research/fp6/model-contract/index_en.html

• www.finance-hepldesk.org

• rtd-a03-questions-juridiques@cec.eu.int

Punct National de Contact Financiar si Legal FP6
Mihaela Maria PETRE
Ministerul Educatiei si Cercetarii
Serviciul Buget-Contabilitate - Cercetare

• mpetre@mct.ro

• Tel: 318.30.62

• Fax: 212.81.66